Tingkatkan Pengelolaan Kearsipan, Bawaslu NTT Gunakan Aplikasi Si-Beta

Ende, Bawaslu Kabupaten Ende – Guna meningkatkan pengelolaan kearsipan  dan ketatausahaan, Bawaslu Provinsi Nusa Tenggara Timur (NTT) menggunakan aplikasi “Si-Beta.”

Aplikasi ini mengemuka saat kegiatan Rapat Pengelolaan Kearsipan dan Ketatausahaan yang digelar Bawaslu NTT melalui aplikasi zoom meeting, dengan menghadirkan narasumber dari staf Bawaslu RI Biro Hukum dan Humas, Ayatullah. 

Ayatullah mengungkapkan, aplikasi Si-Beta merupakan sistem informasi administrasi Bawaslu NTT. Aplikasi ini dapat mempermudah penyimpanan dan pencarian berbagai file yang terkomputerisasi dengan baik dan nyaman.

Sistem informasi yang berbasis website ini, sejatinya dapat mendukung pengelolaan arsip dan pengadministrasian surat masuk dan surat keluar. Selain itu, dapat mempercepat penyampaian informasi disposisi pelaksanaan tugas.

Menurutnya, “Kelebihan aplikasi Si-Beta, adalah mempermudah penyimpanan, pengolahan, pencarian, dan perolehan data sesuai kebutuhan,” ujarnya. 

Kegiatan ini diikuti oleh seluruh pimpinan Bawaslu NTT dan pimpinan Bawaslu 22 Kabupaten/Kota se-NTT, Rabu (18/8/2021). 

Thomas, dalam sambutan pembukaan mengatakan, ada empat instrumen penting yang menjadi perhatian kita, sesuai Perbawaslu Nomor 43 Tahun 2009.

Instrumen tersebut, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Instrumen tersebut harus paham dan dikuasai agar mendukung sistem dan laporan kerja di masing-masing jajaran Bawaslu.

Ia juga menambahkan, untuk menunjang aktivitas administrasi pengelolaan kearsipan, baik di provinsi maupun di tingkat kabupaten/kota, dibutuhkan aplikasi yang inovatif. Aplikasi ini dapat mendukung pengelolaan kearsipan dan ketatausahaan secara sistematis dan efektif.

“Penyimpanan arsip akan dinilai baik jika arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dalam waktu cepat. Arsip merupakan salah satu hal yang sangat urgen dalam pertanggungjawaban proses administrasi pengelolaan birokrasi pemerintahan,” ungkap Thomas.

Sementara itu, Koordinator Divisi SDMO Bawaslu NTT, Baharudin Hamzah, sangat mengapresiasi kehadiran aplikasi Si-Beta. “Aplikasi ini sangat tepat di era globalisasi saat ini. “Kita membutuhkan aplikasi digitalisasi yang tepat sasaran guna membantu akselerasi penyampaian informasi,” ujarnya.

Ia berharap, agar pengelolaan kearsipan dan ketatausahaan di Bawaslu, baik di provinsi maupun di kabupaten/kota dapat dijalankan secara baik. “Hal ini  menjadi  tanggung jawab lembaga dibawah pengelolaan divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi,” ujarnya. Penulis: Abubakar Ar – Editor: Yos Ilang